Początki pracy w rekrutacji mogą być bardzo trudne i stresujące, jak przy każdej nowej pracy. Jednak jako rekruterka musisz na początku zmierzyć się z wieloma obszarami, które zdecydowanie wychodzą poza strefę Twojego komfortu. Pół biedy, jeśli masz dobrego mentora, który pokaże Ci co i jak, najczęściej jednak jesteś zdana sama na siebie.

Przygotowałam listę 10 pytań, które najczęściej zadają mi rekruterzy na początku swojej drogi. Sprawdź, które z nich dotyczą Ciebie i wykorzystaj wskazówki, które rekomenduję z własnego doświadczenia

#1 Jak znajdować kandydatów?

Dostałaś pierwszą samodzielną rekrutację i już na samym początku pierwsza kłoda pod nogi, bo jak tutaj znaleźć tych najlepszych kandydatów.

Zacznij od dobrego i chwytliwego ogłoszenia. To najprostsza metoda poszukiwania kandydatów, ale bardzo wymagająca, aby przyciągnąć tych, których bardzo potrzebujemy. 

Aby napisać atrakcyjne ogłoszenie musisz dobrze znać swojego kandydata, a dokładnie jego idealny profil zdefiniowany w organizacji. Jeśli w organizacji nie ma stworzonych tzw. person, możesz posiłkować się również formalnym opisem stanowiska. 

To, co ważne – poza podstawowymi wymaganiami, zdefiniuj sobie jaki ten kandydat jest na codzień. Czym się interesuje, jak żyje, gdzie bywa. To właśnie dzięki tym dodatkowym informacjom, będziesz wiedziała w jakich kanałach poszukiwać kandydatów, np. jeśli poszukujesz młodej osoby, z większą pewnością znajdziesz ją na facebooku, a jeśli poszukujesz konkretnego specjalisty lepiej będzie zajrzeć na LinkedIn.

Niemniej, potrzebujesz też tej wiedzy do zbudowania atrakcyjnej treści. Jeśli poznasz ważne dla kandydata elementy oferty pracy, jego wartości i zainteresowania, podkreślisz w ogłoszeniu to, co dla niego jest ważne, a tym samym przyciągniesz jego uwagę.

Wszystko zaczyna się zatem od profilu idealnego kandydata.

Więcej o personie znajdziesz w moim wpisie „Persona Kandydata”.

#2 Jak selekcjonować CV?

Przy pierwszej rekrutacji możesz nie wiedzieć na co zwrócić szczególną uwagę w CV. Oczywiście najważniejsze na tym etapie jest wiedzieć, kogo szukasz, jakich kompetencji czy doświadczenia potrzebujesz. Zakładam jednak, że tę lekcję odrobiłaś już wcześniej a teraz powiem Ci jaki system przyjąć do selekcjonowania CV.

Zacznij od odrzucenia tych, które nie spełniają podstawowych wymagań. Nawet jeśli mają jedną kompetencję, której szukasz, a nie mają pozostałych, to z pewnością nie wypadną dobrze na rozmowie rekrutacyjnej przed menadżerem.

Pozostałych kandydatów oceń pod kątem posiadania wymaganych kompetencji. Dajmy na to, że w wymaganiach miałaś doświadczenie w sprzedaży. Teraz jeden z wyselekcjonowanych kandydatów może mieć roczne doświadczenie, a drugi trzyletnie. Tego drugiego możesz zatem ocenić wyżej, ponieważ ma „więcej” tej kompetencji, której szukasz.

Na koniec spójrz jeszcze raz na najwyżej ocenionych kandydatów i przyjrzyj się teraz jakie posiadają dodatkowe atuty, które nie są już w podstawowych wymaganiach, ale zdecydowanie będą przydatne w tej pracy. Wybierz kilka najlepszych osób i to z nimi w pierwszej kolejności przeprowadź dalsze etapy rekrutacji.

#3 Jak przełamać się z zadzwonieniem do kandydata?

Najbardziej boimy się zadzwonić, dlatego, że nie wiemy co powie druga osoba. Nie potrafimy tego przewidzieć, a tym samym mamy obawy, czy będziemy w stanie na wszystko odpowiedzieć.

Ale zaraz, zaraz. To przecież Ty dzwonisz do kandydata, żeby zaprosić go na rozmowę lub przeprowadzić wstępną selekcję, kto zatem stresuje się bardziej? Świadomość tego, że to kandydat jest w mniej komfortowej sytuacji może już tutaj dużo pomóc.

Jednak to, co najważniejsze, to Twoje przygotowanie. Kiedy będziesz dzwoniła z „marszu”, faktycznie możesz nie wiedzieć co dalej zrobić na pewnym etapie rozmowy. Skorzystaj z tego, że kandydat Cię nie widzi i zrób sobie notatkę na kartce przed spotkaniem. Rozpisz o co będziesz po kolei pytać, co będziesz mówić. Możesz to zrobić nawet dokładnie rozpisując sobie słowo po słowie i czytać z kartki. Tak! Możesz czytać z kartki na początku. Nikt tego nie widzi, a Ty nabierasz wprawy i większej pewności siebie.

Podpowiem Ci jeszcze, że jeśli masz taką możliwość, to na ten czas zaszyj się miejscu, gdzie faktycznie będziesz sama. Nie ma nic gorszego niż nasłuchujące Cię inne osoby, które tylko wzmagają stres.

#4 Jak poprowadzić rozmowę rekrutacyjną?

O notatkach będzie za chwilę, ale w tym aspekcie muszę o nich wspomnieć. To, że robisz notatki podczas rekrutacji, nie znaczy, że masz przyjść z pustą kartką. Wykorzystaj ten element do rozpisania sobie poszczególnych etapów rozmowy, które będą dla Ciebie ramą na całe spotkanie.

Zapisz o co pytasz na początku, jakie pytania zadajesz później. W którym momencie omawiasz stanowisko, a kiedy odpowiadasz na pytania kandydata.

Wystarczy jedna kartka A4, aby zaplanować całe spotkanie, a potem dopisywać tylko notatki w odpowiednim miejscu. Jaka to ulga dla Twojego umysłu, kiedy wiesz, że w każdej chwili możesz spojrzeć na kartkę i szybko odnaleźć się w procesie rekrutacyjnym.

Zaplanuj wcześniej etapy spotkania i rozpisz je sobie w notatce. To naprawdę ma dużą moc!

We wpisie „Rekrutacja krok po kroku” możesz pobrać przygotowaną przeze mnie checklistę procesu rekrutacyjnego.

#5 Jakie pytania zadawać podczas rekrutacji?

Będę już trochę nudna, ale znowu zaznaczę jak ważny jest profil kandydata. Żeby wiedzieć jakie pytania zadać podczas rekrutacji, musisz wiedzieć kogo tak naprawdę szukasz. Kiedy ten etap masz za sobą zastanów się nad pytaniami, które zbadają te kluczowe kompetencje. Najlepiej, żeby były behawioralne, czyli oparte na przeszłych doświadczeniach kandydata, ale zbliżone do tego, co będzie robił w obecnej pracy. Na przykład kiedy szukasz specjalisty ds. sprzedaży możesz poprosić go o opisanie sytuacji, kiedy przeprowadzał rozmowę sprzedażową z trudnym dla niego klientem.

Samo pytanie o przeszłość nie wystarczy, warto dopytywać również o szczegóły, aby uniknąć nieprawdziwych historii. Tutaj dobrze sprawdza się model STAR. Najpierw pytasz ogólnie o konkretną sytuację (S-situation), potem o zadania, które w tej sytuacji były do wykonania (T-task). Następnie doprecyzowujesz, jakie konkretnie działania podjął kandydat (A-action) i jakie były efekty końcowe (R-result).

Pamiętaj również, że żeby móc później porównać między sobą kandydatów, zadawaj zawsze ten sam zestaw pytań merytorycznych. Tylko wtedy masz materiał, który można ze sobą porównać i ocenić, który kandydat posiada „więcej” poszukiwanych kompetencji.

#6 Jak robić notatki podczas spotkania rekrutacyjnego?

Co notować i jak notować, żeby cały czas skupiać się na tym, co mówi kandydat i jednocześnie jeszcze planować kolejne pytanie podczas spotkania? Odwieczny, chyba, problem początkujących rekruterów.

Nie odkryję Ameryki, jak powiem Ci, że swoboda i płynność w notatkach przyjdzie z czasem, kiedy już nabierzesz wprawy. Nie od razu Rzym zbudowano. Na pewno jednak mogę dać Ci wskazówki, które to ułatwią i znacząco przyspieszą.

Przede wszystkim nie pisz skrótami myślowymi. Wiem, że to znacząco przyspiesza sporządzanie notatek, ale uwierz mi, że przy kilku procesach rekrutacyjnych, kiedy spojrzysz na te zapiski po kilku dniach, nie będziesz wiedziała, co sama miałaś na myśli. 

Zapisuj cytaty i słowa kluczowe w odniesieniu do badanych kompetencji, np. uczepię się dalej tej sprzedaży, ale jeśli kandydat powie coś w stylu „realizowałem plany sprzedażowe na poziomie 110%”, to zapisz sobie taką notatkę „110% planu sprzedażowego”. Oczywiście dopytaj o szczegóły, ale ta informacja już z Tobą pozostanie.

Do konkretnych wypowiedzi czy spostrzeżeń dodawaj sobie od razu symbol plusa lub minusa, żeby ocenić od razu, czy dana rzecz wpływa bardziej na korzyść czy na niekorzyść kandydata. Dzięki temu szybko zorientujesz się później w konkretnych argumentach i będziesz mogła sprawnie przygotować informację zwrotną.

#7 Co zrobić z ciszą podczas spotkania rekrutacyjnego?

Robisz notatki z wypowiedzi kandydata i nagle słyszysz… no właśnie nic nie słyszysz, bo zapada cisza. Ty patrzysz w kartkę, a kandydat przestaje mówić. Nie zastanowiłaś się jeszcze co dalej, jakie kolejne pytanie zadasz, nie dokończyłaś jeszcze myśli na papierze, a tutaj nic, tylko cisza.

Dla wielu osób to przerażające. Jako rekruterka masz pewnie poczucie, że tracisz przez to swój autorytet na spotkaniu, bo przecież jesteś odpowiedzialna za to, żeby zadawać pytania. Na początku nie jest to jednak takie proste.

Jak poradzić sobie z ciszą? Powiedz o niej na początku spotkania. Zapowiedz, że w trakcie rozmowy robisz notatki (które nomen omen są tylko na potrzeby procesu rekrutacyjnego) i czasami może nastąpić cisza, kiedy będziesz jeszcze dokańczała ważną myśl. Mała rzecz, a działa. Sama masz wtedy komfort i spokój ducha, że uprzedziłaś i możesz z tego skorzystać bez utraty wizerunku.

#8 Jak podjąć dobrą decyzję o zatrudnieniu?

Zgadnij, o czym teraz przypomnę? O profilu kandydata oczywiście. Dobra decyzja o zatrudnieniu to maksymalne dopasowanie do profilu, który wcześniej zdefiniowałaś z menadżerem.

A więc, jeśli powyższymi punktami nie przekonałam Cię do tego, aby poświęcić czas na zbudowanie persony, to tutaj powinnaś już być zdecydowana, że warto. 

Na końcu procesu rekrutacyjnego, jeśli wykonałaś wcześniejsze kroki, pozostaje Ci tylko porównać kandydatów między sobą w odniesieniu do kryteriów, które były założone przed rozpoczęciem. W trakcie całego procesu mogły oczywiście nastąpić pewne zmiany i tym bardziej możesz teraz skorzystać z oceny kluczowych kompetencji u kandydatów, których badałaś w ten sam sposób.

Dla przykładu, jeśli na początku rekrutacji najbardziej liczyła się kwestia umiejętności badania potrzeb u klienta i to dokładnie badałaś podczas rozmów, ale na końcu menadżer stwierdził, że tego jednak może nauczyć. Bardziej zależy mu teraz na własnej inicjatywie, co również badaliście w trakcie rekrutacji, to teraz możesz się przyjrzeć swoim ocenom i przypisać większą wagę drugiemu kryterium. Tym samym sprawdzisz, który kandydat na tym polu wypadł dużo lepiej.

#9 Jak udzielać informacji zwrotnej?

To, że trzeba udzielać takiej informacji jest chyba jasne. Ale tutaj pojawia się kolejny opór początkującego rekrutera – jak przekazać odmowną decyzję? Z jednej strony to porostu trudne powiedzieć komuś prosto w twarz coś „niemiłego”. Z drugiej strony znowu postaje obawa przed reakcją drugiej strony, której nie możemy przewidzieć.

Trzymaj się schematu, a jeśli po drugiej stronie napotkasz na brak zgody z Twoją oceną, użyj metody zdartej płyty. O co w niej chodzi? O tym za moment, najpierw przyjrzymy się temu schematowi.

Przygotuj sobie wcześniej 1-2 pozytywów o kandydacie po rozmowie rekrutacyjnej i 1-2 elementów, które wpłynęły na decyzję odmowną. Dzwoniąc do kandydata nie trzymaj go w niepewności, od razu powiedz jaka jest decyzja w tym procesie rekrutacyjnym i powiedz o aspektach na plus, jednocześnie zaznaczając obszary, które są u tego kandydata do rozwoju. Tak, tak – obszary do rozwoju. Nie mów, że on tego nie umie, albo że słabo wypadł w czymś. To z pewnością nie prowadzi do zrozumienia po drugiej stronie.

Fajnie jeśli dodasz do tego tło – dlaczego to dla Ciebie i menadżera ważne obszary i dasz wskazówki, jak kandydat może te obszary rozwijać na przyszłość.

A wracając do metody zdartej płyty. Kiedy trafi Ci się taki kandydat, a uwierz mi, że trafia się niezwykle rzadko, który nie zgodzi się z Twoją decyzją i będzie oponował i próbował Cię przekonać, że się mylisz, użyj zdartej płyt. Mów w kółko o tym, że nie oceniasz jego, jako osoby, a jedynie jego odpowiedzi czy działania przez pryzmat godzinnego spotkania. Decyzja została już podjęta i jej nie zmienisz. I tak powtarzaj na każdy argument kandydata. W końcu zrozumie, że już nic nie wskóra, a jeśli nie, to zakończ rozmowę jeszcze raz powtarzając swoją decyzję.

#10 Jak rozmawiać z hiring managerem?

Stajesz przed doświadczonym meadżerem, który poprowadził już miliony rekrutacji do swojego zespołu. Widzisz jego pewność siebie, pośpiech i swobodę przed rekrutacją, gdy tymczasem Ty jesteś cała zestresowana już nie tylko kandydatem, ale tym menadżerem. Bo jak mu powiedzieć, że chcesz, aby spotkanie przebiegało w taki, a nie inny sposób?

To jedna z trudniejszych rzeczy, która na start blokuje młodych rekruterów. Poczucie niższej kompetencji i niskiej własnej wartości odgrywa poważną rolę w tym procesie.

To, co mogę Ci tutaj poradzić, to dobre przygotowanie. Przeprowadź rozmowę z menadżerem jeszcze przed rekrutacją. Zrób tak zwany brief rekrutacyjny, czyli omówienie najważniejszych aspektów rekrutacji: kogo menadżer szuka, na czym mu zależy, jakie etapy rekrutacji będą potrzebne, żeby zbadać to, czego potrzebujecie.

Jako początkująca rekruterka możesz przecież nie wiedzieć jaka jest specyfika danego stanowiska, a gdzie lepiej zapytać niż u źródła. Wychodząc z pozycji osoby, która od eksperta chce się tego dowiedzieć, już budujesz w menadżerze pozytywne odczucia, dajesz mu odczuć, że jest ważny i faktycznie ma wiedzę, której Ty potrzebujesz.

Wykorzystując ten etap możesz poznać menadżera, nawiązać z nim relację, a dzięki temu swobodniej przejść do tematu organizacyjnego samego spotkania rekrutacyjnego.

Klucz to przygotowanie. Na to spotkanie nie możesz iść z jakimś pomysłem w głowie, a potem jąkać się i po 5 minutach stwierdzić, że już wszystko masz, kiedy w głowie i tak jest pustka. Miej ze sobą konkretne pytania i zadawaj je pewnie podczas spotkania.

PS. Jeśli jeszcze nie pobrałaś mojego bezpłatnego e-booka o tym „Jak przeprowadzić pierwszą rozmowę rekrutacyjną z kandydatem?”, to teraz jest na to najlepszy moment.

Opowiadam w nim o sprawdzonych trickach rekruterskich, które pomogły mi przetrwać pierwsze miesiące w tej nowej roli oraz omawiam uniwersalną strukturę każdego spotkania rekrutacyjnego.

Pobierz e-book „Jak przeprowadzić pierwszą rozmowę rekrutacyjną z kandydatem?„