To już raczej pewne, że rekrutacja online zostanie z nami na dłużej o ile w ogóle na stałe nie wpisze się w strategie rekrutacyjną organizacji. Dla wielu z nas była ona zaskoczeniem i działaliśmy trochę intuicyjnie, testując różne rozwiązania. Dzisiaj opowiemy sobie o10 zasadach prowadzenie zdalnej rekrutacji, dzięki którym zrobimy to profesjonalnie, ale i efektywnie.
#1 Narzędzie do prowadzenia spotkania wideo
Możesz skorzystać z narzędzi wideo, które oferuje dostawca ATS rekrutacyjnego. W dobie pandemii wiele firm zadbało o to, aby wdrożyć takie rozwiązanie do swoich systemów i platform. Jeżeli nie masz takiej możliwości, możesz skorzystać z bezpłatnych opcji jakimi są: Skype, Google Meet czy chociażby Messenger.
#2 Instrukcja dla kandydata
Pamiętaj, że dla kandydatów to również nowość, aby prezentować się przed pracodawcą w wersji „domowej”. Wiąże się to z dużym stresem, dlatego zadbaj przed spotkaniem, aby przekazać kandydatowi wszystkie ważne dla niego informacje, które pozwolą mu przygotować się do spotkania, a są to informacje:
- w jakim narzędziu będzie prowadzone spotkanie
- jakie są wymagania techniczne ze strony kandydata, aby mógł komfortowo się do niego podłączyć
- czy na spotkanie kandydat może połączyć się z telefonu
- w jaki sposób dostanie się do wirtualnego pokoju, czy ewentualnie będzie musiał wpisać jakieś informacje – tutaj warto krok po kroku opisać jak wygląda logowanie do platformy
- na ile minut przed spotkaniem link będzie aktywny – w systemach stricte rekrutacyjnych link do umówionego spotkania może aktywować się na 10 minut przed planowaną godziną. Warto poinformować o tym kandydata, aby nie pomyślał, że coś nie działa kiedy kliknie w link wcześniej
- jak on może przygotować sobie miejsce do tego spotkania – warto dać kilka podstawowych porad jak np. ciche pomieszczenie, dobre światło, spokojne otoczenie
- o tym, żeby nie stresował się nagłymi sytuacjami, które mogą pojawić się w jego domu, np. wbiegające dziecko czy dźwięk dzwonka do drzwi. Fajnie zapewnić kandydata, że jesteśmy ludźmi i nam takie rzeczy również mogą się przydarzyć i my to doskonale rozumiemy
#3 Potwierdzenie mailowe z linkiem do pokoju
Koniecznie wyślij podsumowanie wszystkich informacji w mailu. W trakcie rozmowy kandydat może nie zapamiętać wszystkich informacji, a z pewnością chętnie powtórzy sobie wskazówki od Ciebie przed spotkaniem.
Nie zapomnij o najważniejszym – wklej link do wirtualnego pokoju!
#4 Sprawdzenie technicznych aspektów
Przed samym spotkaniem sprawdź czy Twoja kamerka i mikrofon działają prawidłowo. Jeśli bierze z Tobą udział menadżer lub inna osoba po stronie organizacji, również poproś ją, aby pojawiła się wcześniej i przetestowała narzędzie i łącze internetowe. Nikt nie chce przecież, aby na samym spotkaniu w stresie rozwiązywać techniczne problemy.
Warto podczas rozmowy online korzystać z zestawu słuchawek z mikrofonem. Dzięki temu ograniczamy możliwość łapania dźwięków z otoczenia, które mogą znacząco utrudniać przeprowadzenie spotkania zdalnego.
#5 Organizacja miejsca pracy
To ważne z perspektywy Twoje komfortu podczas spotkania, szczególnie jeśli realizujesz ich kilka pod rząd. Zadbaj o to, aby miejsce, z którego prowadzisz spotkanie było dla Ciebie po prostu wygodne. Nie będzie to dobrze wyglądało, jeśli Twoja postać będzie zbliżała się do kamerki nakierowując kadr na konkretną część Twojego ciała, podczas gdy Ty będziesz zmieniała pozycję na wygodniejszą. Pamiętaj również, aby wszystkie rzeczy potrzebne podczas spotkania jak kartka i długopis czy szklanka wody były pod ręką.
Zadbaj również o tło, które będą widzieć w kadrze Twoi rozmówcy. To niby banał, ale chyba zgodzisz się ze mną, że bałagan za Twoimi plecami czy rozwieszone pranie nie robią profesjonalnego wrażenia. Najlepiej, jeśli znajdziesz kawałek jednolitej ściany. Dobrze sprawdzają się również regały z książkami o ile oczywiście nie masz ta osobistych zdjęć czy innych przedmiotów.
Kolejnym ważnym aspektem jest oświetlenie. Nic tak nie psuje wrażenia jak ledwo dostrzegalna twarz. Przede wszystkim kontakt wzrokowy w rozmowie online jest równie istotny jak podczas spotkania face to face. Ale skrajnie może zdarzyć się również, że Twoja sylwetka będzie mocno prześwietlona lub niedoświetlona, co utrudni skupienie się na rozmowie a w najgorszym wypadku rozpoznanie z kim w ogóle mamy do czynienia w tej rozmowie.
#6 Narzędzia online podczas spotkania
W wielu dostępnych platformach do prowadzenia spotkań wideo, możesz skorzystać z dodatkowych funkcji, które pomogą Ci przeprowadzić kompletny, ale i atrakcyjny proces rekrutacyjny. Możesz wykorzystać:
- Udostępnienie ekranu, jeśli chciałabyś pokazać kandydatowi krótki film o firmie czy przedstawić coś na prezentacji
- Czat do wklejenia linków do konkretnych zadań czy testów (do nich z kolei możesz wykorzystać inne narzędzia tj. Google Formularze czy Arkusze)
#7 Wylogowanie / zamknięcie spotkania
Nie zapomnij zakończyć spotkania poprzez zwykle czerwony przycisk zakończ, co nie zawsze jest równoznaczne z czerwonym x zamykającym stronę przeglądarki. Z jednej strony na niektórych platformach nie będziesz mogła rozpocząć kolejnego spotkania, ponieważ nie ma opcji prowadzenia dwóch równolegle. Z drugiej strony może się zdarzyć, że kandydat nie opuści od razy wirtualnego pokoju i może jeszcze słyszeć informacje, które są poufne i których słyszeć już nie powinien.
Jeśli nie jesteś przekonana do formy online prowadzenia rekrutacji, to pozwól, że na koniec powiem o jednym ważnym aspekcie, którego doświadczyłam przechodząc do zdalnego procesu.
Wzrasta liczba zrealizowanych rozmów w stosunku do liczby umówionych.
Dostępność i wygoda powodują, że spada odsetek odwoływanych czy po prostu olewanych spotkań rekrutacyjnych. Przekłada się to bezpośrednio na szybszą realizację całego procesu, ponieważ nie trzeba powtarzać kolejnych etapów rekrutacji ponownie.