Z tego artykułu dowiesz się:

  • Ile powinna trwać rozmowa?
  • Co jeśli kandydat jest kiepski?
  • Co z menadżerami, którzy chcą kończyć po 15 minutach?

Czas rozmowy to jedno z najczęściej pojawiających się pytań w obszarze rekrutacji. Ile czasu powinniśmy przeznaczyć, aby z jednej strony zadbać o efektywność procesu, w końcu tych rozmów mamy przynajmniej kilka w każdym procesie. Z drugiej strony chcielibyśmy również dobrze poznać kandydatów, aby podejmować jak najbardziej trafne decyzje o zatrudnieniu.

Dodatkowo dochodzi jeszcze kwestia współpracy z menadżerami, którzy nie chcą poświęcać na ten element zbyt wiele czasu, bo są wiecznie zajęci (to akurat dziwne, bo w końcu chodzi o członka ich zespołu). No i kwestia samych kandydatów. Wiemy dobrze, czego oczekujemy i na co zwracamy uwagę. Po CV człowiek wydawał się super, a na rozmowie wiemy, że nijak nie uda się go w te oczekiwania wpasować, i co wtedy?

ILE CZASU POWINNA TRWAĆ ROZMOWA REKRUTACYJNA?

Zwykle cały proces podzielony jest na kilka etapów selekcji. Rozpoczynamy od analizy CV, czasami robimy również wstępny wywiad telefoniczny (tzw. Screening), potem przeprowadzamy rozmowy, testy, zadania itp. Każdy z tych etapów ma swój czas, który na niego poświęcamy.

Analiza CV

Jeśli chodzi o CV, to badania pokazują, że poświęcamy na jego analizę średnio około 7 sekund. Niewiele czasu, prawda? Pamiętaj jednak, że jako rekruter przeglądasz takich CV czasami nawet setki tygodniowo, o ile nie wspierasz się jakimś automatem, który przerzuca te aplikacje przez algorytmy. Tak więc trochę naszego cennego czasu upływa. Czy to dobrze, że to tylko 7 sekund? W mojej opinii to trochę mało. 

Czy miałaś kiedyś w szkole zajęcia z tego, jak pisać CV? U mnie zdarzyły się może raz i odnosiły się do najbardziej podstawowych elementów co w nim zawrzeć, czyli wykształcenie, doświadczenie i zainteresowania plus „poważny” kontakt do siebie. I to wszystko.

Zakładając, że poświęcasz 7 sekund na analizę konkretnego CV, musi się pojawić w nim coś, co przykuje Twoją uwagę w związku ze stanowiskiem, na jakie poszukujesz. Czy kandydaci umieją tak pisać CV? Według mnie nie dlatego ja zawsze skanuję cały dokument, szukam jakichś punktów zaczepienia w całej jego treści i myślę, że zajmuje mi to więcej niż 7 sekund. Nie mniej na pewno nie trwa to pół dnia.

Screening telefoniczny

Wyjdźmy od tego, jakie zadanie ma ten etap rekrutacji. To szybkie zorientowanie się, czy to, co zawarte w CV faktycznie pokrywa się z naszymi oczekiwaniami. Dopytujemy kandydatów o niejasne kwestie, o konkretne doświadczenia, aby je uszczegółowić lub sprawdzamy inne ważne dla nas kwestie, których w CV nie ma, a być może kandydat je posiada. Mam tutaj na myśli szczególnie pewne wartości, cechy osobowości czy postawę, które trudno zbadać na papierze.

Tak więc nie jest to główna rozmowa, a raczej rozwianie pewnych wątpliwości. Nie ma co zatem poświęcać na ten element zbyt dużo czasu. Zwykle taki wywiad trwa od 15 do 20 minut i to w zupełności wystarczy, aby doprecyzować czy dany kandydat wpisuje się w nasz profil.

Rozmowa face to face

Clue całego procesu rekrutacyjnego, czyli właściwe badanie wybranych kandydatów. To tutaj w zasadzie poznajemy kandydata od podszewki. Sprawdzamy jego doświadczenie i umiejętności i bardzo często właśnie na podstawie tej rozmowy podejmujemy decyzję o zatrudnieniu. Naturalnym wydaje się zatem, że to tutaj powinniśmy włożyć najwięcej energii i poświęcić najwięcej czasu na dobre zbadanie dopasowania.

Znam wiele przypadków, gdzie rozmowy rekrutacyjne były traktowane po macoszemu. 15 minut i kolejny kandydat, bo n a więcej nie ma czasu, To trochę tak, jakby ktoś postawił sobie za cel, żeby przerobić jak najwięcej ludzi w jak najkrótszym czasie. Czy to działa? Nie sądzę.

Dobra rozmowa rekrutacyjna powinna trwać od 45 do 60 minut. Dlaczego tak?

Biorąc pod uwagę ile w tej rozmowy my sami mamy do powiedzenia, a to jest: przywitanie, wprowadzenie, nasze pytania, omówienie stanowiska i warunków, to „kradniemy” już z tego spotkania 10-15 minut. Mamy zatem 30 minut na poznanie drugiej osoby, a faktycznie pewnie nawet i mniej, bo to menadżer wtrąci jeszcze jakąś anegdotę, bo kandydat będzie miał też swoje konkretne pytania itp. Czy to zatem dużo, aby poznać drugiego człowieka i z czystym sercem podjąć decyzję, że nadaje się do naszej pracy?

Z drugiej strony, im dłużej rozmawiamy z kandydatem, tym i my i on stajemy się coraz bardziej zmęczeni. Szczególnie kandydat wykończony stresem i ciągłym przywoływaniem doświadczeń, których akurat w tym momencie nie pamięta, jest wyssany z energii i coraz trudniej udzielać mu spójnych i satysfakcjonujących drugą stronę odpowiedzi. Nasza uwaga też maleje. Nie raz zdarzyło mi się zadać kandydatowi pytanie, a potem myśleć o zupełnie innych rzeczach, przez co ani nie wiedziałam, co kandydat odpowiedział, ani też wręcz nie chciało mi się już pytać dalej.

Optymalnie zatem pod kątem znalezienia złotego środka pomiędzy dobrym poznanie kandydata, a utrzymaniem uwagi, jest właśnie te 45-60 minut, w zależności od stanowiska. Im więcej rzeczy badamy, tym więcej czasu na to poświęcamy. Jeśli jednak tych badanych elementów jest na tyle dużo, że nie jesteśmy się w stanie zmieścić w godzinę, warto rozważyć podzielenie rekrutacji na odrębne etapy. Tylko pamiętaj, aby nie było ich zbyt wiele. Nie ma dla kandydata nic gorszego niż długi i skomplikowany proces rekrutacji. A dla rekrutera nie ma nic gorszego niż dobry kandydat, który znalazł już w międzyczasie inną pracę.

KANDYDAT JEST „KIEPSKI”

Zdarza się czasami tak, że choć po CV wydawało się, że mamy kandydata-petardę, to już po pierwszych słowach podczas rozmowy zdajemy sobie sprawę, że to absolutnie nie przejdzie. Tak się czasami zdarza i to z różnych przyczyn. C jednak zrobić w takiej sytuacji?

Moja rada jest taka, aby okazać szacunek. I wiem, że wielu menadżerów w tym miejscu powie „nie, dziękuję. Następny” i będzie wywierać presję, aby jak najszybciej zakończyć to spotkanie. Jednak należy pamiętać, że podczas takiej rozmowy robimy również pewnego rodzaju reklamę naszej firmie. Pokazujemy jacy ludzie tutaj pracują i jak traktują innych. Osoba, która poczuje się zlekceważona, powie o tym swoim znajomym i rodzinie i pozostawi w ich głowach obraz formy, która nie szanuje swoich pracowników, co w konsekwencji może utrudnić lub wręcz uniemożliwić pozyskanie dobrego kandydata z rynku.

I nie mówię, że teraz dopytujemy dogłębnie o wszystkie obszary, które chcieliśmy zbadać. Po prostu skracamy taką rozmowę o niedopytywanie o szczegóły, o pominięcie kilku pytań „zaawansowanych”, o bardzo ogólne opowiedzenie o stanowisku i warunkach, zamiast wchodzić w mega szczegóły, które miałyby zachęcić danego kandydata. Idziesz dalej według planu, tylko starasz tam, gdzie się da. Dzięki temu kandydat ma poczucie, że przeszedł całą rozmowę, a Ty zachowujesz twarz.

Co powiedzieć menadżerowi? To samo, co napisałam wyżej. Szacunek dla drugiego człowieka! Warto po prostu zastanowić się co spowodowało, że taka osoba przeszła wcześniejszą selekcję i co można zrobić, aby wyeliminować niedospawanych kandydatów. Być może dołożyć etap screeningu, jeśli takich osób pojawia się więcej? A być może to jednorazowe i rzadkie zjawisko, które po prostu nauczy Cię nowych kryteriów?

PODSUMOWANIE

Punktem wyjścia do zaplanowania skutecznej rozmowy rekrutacyjnej jest oczywiście kwestia czynników, które będziemy chcieli badać podczas rekrutacji. Im jest ich więcej, tym zdecydowanie dłużej potrwa samo spotkanie. Nie schodź nigdy jednak poniżej 30 minut rozmowy, nawet jeśli stanowisko, na które rekrutujesz jest bardzo proste i w zasadzie potrzebujesz dowiedzieć się o kandydacie tylko jednej rzeczy. Ludzie to czują, uwierz mi. Po 15 minutowej rozmowie sami wychodzą z poczuciem,  jak Ty w ogóle w tym czasie mogłaś cokolwiek sprawdzić i sprawiedliwie go ocenić.

TIP: Jeśli dobrze zaplanujesz proces rekrutacji i będziesz miała gotowy plan na rozmowę rekrutacyjną, każde spotkanie będzie zajmowało mniej więcej tyle samo czasu. Dzięki temu dużo łatwiej będzie Ci planować te spotkania w kalendarzu swoich i menadżerów.