Rzeczywistość, jaka jest, każdy widzi. Jedna rekruterka – kilka procesów rekrutacyjnych na raz. A co za tym idzie? Kilka rozmów rekrutacyjnych dziennie. Nie wiem jak u Ciebie, ale u mnie bywały chwile, że przez 8 godzin dziennie prowadziłam same rozmowy z kandydatami. Z chwilą przerwy na siku i szybką kanapkę. 

Nie wiem, co bym zrobiła, gdybym nie robiła efektywnych notatek o kandydatach. Na dobrą sprawę po kolejnej rozmowie już nie pamiętałam poprzedniego kandydata. A przecież trzeba dobrze ocenić, podjąć dobrą decyzję i jeszcze wrócić z rozwojowym feedbackiem. Jak o tym wszystkim pamiętać? Co komu powiedzieć? Kim był ten kandydat, a co mówił tamten?

Myślę, że rozumiesz, dlaczego robienie notatek jest takie ważne. Ale jeszcze ważniejsze jest to, jak je robić efektywnie, żeby potem móc z nich skorzystać. O tym właśnie w dzisiejszym artykule 😉

PO CO ROBIĆ NOTATKI?

  1. Nie zapomnisz najważniejszych informacji o kandydacie, niezależnie od tego jak długo potrwa rekrutacja i co się jeszcze później wydarzy
  2. Skupisz się na tym, co zostało powiedziane, a nie na swoich wrażeniach
  3. Zwiększysz obiektywizm w porównywaniu kandydatów między sobą – nie będziesz odnosić się do uczuć i przeczuć, a do konkretnych faktów
  4. Dokonasz trafnej i uzasadnionej oceny kandydata i zwiększysz swoją pewność podejmowanej decyzji
  5. Pokażesz kandydatowi, że zależy Ci na profesjonalnej i uczciwej ocenie

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROBIENIA EFEKTYWNYCH NOTATEK?

Co to jest napisać kilka zdań podsumowania rozmowy rekrutacyjnej. Przecież to się robi z marszu. Kto normalny przygotowuje się do robienia notatek! No może do robienia notatek z ciekawego wykładu czy szkolenia, to nie, ale jeśli z tych notatek mamy potem skorzystać, żeby trafnie porównać i ocenić kandydatów, to już warto.

Jeśli czytasz moje artykuły od jakiegoś czasu, to wiesz jak duży nacisk kładę na przygotowanie się do rekrutacji i zbadanie dobrze stanowiska w rozmowie z hiring managerem. Nie inaczej będzie teraz. To właśnie ten etap ma też wpływ na robienie efektywnych notatek o kandydacie.

Bo skąd wiedzieć, co masz notować, co będzie przydatne, a co nie? Stąd, że wiesz, co chcesz zbadać. Jak zrobisz dobry brief rekrutacyjny, poznasz zadania i kompetencje na tym stanowisku, to później podczas słuchania odpowiedzi na dobrze przygotowane pytania, będziesz notować to, co tyczy się właśnie tych wymagań, czyli zadań i kompetencji. Niby proste, ale jednak trudne.

Druga rzecz, to struktura spotkania. Kiedy będziesz miała wszystko rozplanowane i poukładane, to nie tylko unikniesz chaosu w samej rozmowie, ale również w notatkach. Nie będziesz się zastanawiała gdzie coś zapisać, czego to dotyczy, a już gdzieś o tym pisałam. Zostaw sobie puste miejsce przy konkretnych pytaniach czy sekcjach rekrutacji. Będzie Ci później dużo łatwiej do tego wracać i analizować. Ale, żeby to zrobić, trzeba mieć jeszcze strukturę. Pamiętaj o tym!

CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W NOTATKACH O KANDYDACIE?

Każdy wie, że warto notatki robić. Nie każdy jednak wie jak je robić. Czy spisywać jak protokolant wszystkie słowa kandydata? O matko! To mogłoby być naprawdę trudne. Tym bardziej wtedy, kiedy jednak mimo wszystko musimy się jeszcze skupiać na tym co mówi kandydat, zadawać pytania i budować atmosferę rozmowy, a nie przesłuchania. Zatem na co zwracać uwagę?

Przede wszystkim na fakty! Spisuj w notatkach tylko to, co zostało wypowiedziane czy zrobione przez kandydata. Nie dopisuj swoich domysłów i wrażeń. Kiedy na przykład kandydat mówi, że był zdenerwowany, podczas kontaktu z trudnym klientem, nie dopisuj do tej historii, że nie umie takiego klienta obsługiwać. Każdemu z nas w takiej sytuacji towarzyszyłby stres, a to jeszcze nie znaczy, że kandydat nie poradził sobie z tym klientem.

Odnoś się tylko do tego, co potrzebujesz zbadać. Jeśli kandydat nie będzie miał kontaktu z klientem, to jakie znaczenie ma, że ma wyrazisty tatuaż na przedramieniu? Tutaj jedna uwaga! Odkąd w życie weszły przepisy RODO każdy kandydat ma prawo zażądać możliwości wglądu we wszystkie dane z nim związane, w tym również w notatki!

Nigdy nie robiłam notatek typu “idiota” czy innych, mało profesjonalnych epitetów. Wiem jednak, że są tacy rekruterzy, którzy właśnie w ten sposób, jednym słowem starają się scharakteryzować kandydata. Pomijam fakt, że to mało profesjonalne i podczas godziny spotkania trudno tak dogłębnie przeanalizować osobowość i zdolności intelektualne kandydata. Jednak chociażby z tego względu, że kandydat potencjalnie może to przeczytać, tym bardziej ważne jest, żeby zapisywać tylko najważniejsze i odnoszące się do kompetencji informacje.

Oczywiście taki dokument możesz zniszczyć po rozmowie i wtedy nie będzie do czego kandydatowi zaglądać. Jednak notatki o kandydatach przydają się nie tylko w danym momencie, ale czasami również kilka miesięcy później, kiedy dana osoba aplikuje do firmy ponownie. Nie trzeba załączać skanu notatek odręcznych, czy kopiować całej strony A4 w wordzie z zapisem rozmowy, ale krótkie podsumowanie warto przygotować. Większość firm korzysta z systemów ATS do obsługi procesów rekrutacyjnych i to właśnie w nich najczęściej robimy kilkuzdaniowe podsumowanie kandydata. Dla nas i dla pozostałych rekruterów. 

Jeszcze jeden tip, który warto zastosować w przypadku tych krótkich podsumowań w systemie, to spisywać te informacje najszybciej, jak to możliwe. Najlepsza notatka nie sprawi, że nasza pamięć w całości cudownie powróci. Najpewniej po dłuższym czasie pozostaną nam już tylko wrażenia i strzępki faktów w głowie, dlatego jeśli masz taką możliwość zapisz to podsumowanie od razu po rozmowie lub maksymalnie na koniec dnia.

JAK ROBIĆ SAME NOTATKI?

I tutaj mam dla Ciebie kilka wskazówek, które mogą Ci się przydać. Ważne jest jednak, że dopiero trening uczyni z Ciebie mistrza. Początki mogą być, a pewnie i będą trudne. Skupienie się na słuchaniu, pisaniu, pytaniu i prowadzeniu spotkania, to wyjątkowa umiejętność, którą nabywa się z czasem. Więc nie zniechęcaj się, tylko stosuj te tipy i bądź cierpliwa 🙂

#1

Przede wszystkim poinformuj kandydata, że będziesz robić notatki i po co Ci one są. Warto zaznaczyć, że robimy je tylko na potrzeby rekrutacji, aby podjąć najlepszą decyzję i że później zostaną one zniszczone (jeśli zostaną).

Wyobraź sobie, że tego nie mówisz i w trakcie jak kandydata uzewnętrznia się na spotkaniu, Ty zaczynasz coś tam sobie kreślić na kartce. Jesteś znudzona? Powiedział coś nie tak, że musiałaś to sobie aż zapisać? A może kolorujesz sobie kwiatki na kartce w tym momencie? Po co dawać takie domysły kandydatom i stresować ich jeszcze bardziej.

#2

Nie pisz po CV! Jeśli drukujesz sobie wersję papierową, to korzystaj z niej tylko po to, aby uszczegółowić jakieś informacje, dopytać o konkretne zapisy. Pisanie po czyimś CV, to jak pisanie po jego dowodzie osobistym. To jednak pewien rodzaj tożsamości. Okaż szacunek i miej przygotowaną osobną kartkę do notatek. Możesz też CV mieć na komputerze lub tablecie i ten kłopot zniknie. Pamiętaj tylko wtedy uprzedzić kandydata, że korzystać z tego urządzenia tylko do podglądu CV.

#3

Podziel sobie kartkę na notatki na 3 sekcje. Bardzo ułatwi Ci to organizację notatek i skupienie się właśnie na tym, co istotne:

  1. Odpowiedzi kandydata – to cytaty, parafrazy jego wypowiedzi. Jeśli powiedział coś ważnego świadczącego o danej kompetencji możesz to zapisać w formie dosłownej, jeśli to była krótka myśl, lub jako parafrazę, czyli zachować sens, ale nie przepisywać słowo w słowo. To szczególnie ważne, kiedy kandydat jest rozgadany 🙂
  2. Twoje wrażenia – inaczej Twoje oceny. Ale pamiętaj, żeby nie snuć domysłów i nie wychodzić z tymi wnioskami przez szereg. Jeśli dla przykładu kandydat opisywał jak po kolei obsługiwał klienta, możesz zrobić sobie tutaj notatkę, że prawidłowo obsługuje, ale zgodnie ze standardem firmy, albo że zabrakło jakiegoś elementu, ale ogólnie ok. Odnoś się do faktów.
  3. Pytania do zadania – zakładam, że masz przygotowane konkretne pytania, które chcesz kandydatowi zadać, ale przecież każdy z nich opowiada zupełnie inną historię i warto dopytywać głębiej. Jeśli więc podczas słuchania wypowiedzi przyjdzie Ci do głowy kolejne pytanie, nie przerywaj toku mówienia i myślenia kandydata. Może to go wybić z rytmu i już nie wróci do tego, co chciał powiedzieć. Zapisz sobie to pytanie na później i zadaj je, kiedy pojawi się już taka możliwość

#4

Podkreślaj ważne kwestie. To trochę nawiązanie do osobnej kolumny z miejscem na dodatkowe pytania, ale myślę, że warto zaznaczyć to jako oddzielny punkt. Jeśli zapisujesz sobie myśl kandydata i jakieś słowo Cię intryguje, interesuje lub po prostu potrzebujesz to doprecyzować, to podkreśl sobie to słowo, a gdy kandydat skończy, dopytaj o sens czy o szczegóły. To ważne, bo jeśli zostawisz to tak, jak jest, możesz później zupełnie inaczej zinterpretować notatkę.

Kiedy ja słyszę od kandydata, ze motywuje go rozwój i mówi jeszcze o wielu innych rzeczach, podkreślam sobie słowo rozwój, bo jest ono dosyć ogólne. Dla każdego może to oznaczać co innego, np. kwestia rozwoju umiejętności lub awans. Kiedy druga osoba kończy swoją odpowiedź wracam do podkreślonego słowa i dopytuję “Czym jest dla Ciebie rozwój?”

#5

W swoich notatkach stosuje jeszcze wstępną ocenę kompetencji. To pozwala mi szybko odnieść się do dopasowania kandydata do profilu, ale także, a może przede wszystkim, do udzielenia później feedbacku.

Kiedy wiem, jakie kompetencje są ważne i tylko takie badam podczas rekrutacji, to przy odpowiedziach kandydata zaznaczam sobie od razu znaki “+” oraz “-”, w zależności czy kandydata wykazał się, czy też nie, daną kompetencją. Dzięki temu mogę w szybki sposób udzielić później rozwojowego feedbacku, mówiąc co było fajne, a co wymaga jeszcze pracy ze strony kandydata. To naprawdę przyspiesza pracę 🙂

PODSUMOWANIE

Robienie efektywnych notatek podczas rozmów z kandydatami nie jest proste. Szczególnie na początku, kiedy mamy wiele zadań naraz do wykonania. Pamiętaj jednak, że najważniejsze jest budowanie relacji i kontaktu z kandydatem, więc utrzymuj z nim kontakt wzrokowy. Lepiej mieć na początku gorsze notatki i ćwiczyć tę umiejętność, niż super notatki, ale zniechęconego postawą kandydata.

Nie bój się ciszy! Jeśli uprzedziłaś kandydata o notatkach, to dopisywanie słowa czy dwóch, kiedy on już skończył mówić, nie jest niczym złym. Wszyscy wiedzą o co chodzi i to akceptują. Dla swojego większego komfortu możesz jeszcze dodać na początku, że czasami może zapaść cisza, bo dopisujesz jeszcze myśl. Wtedy już wszystko jest poukładane i nie ma się czym stresować.

Poproś o powtórzenie, jeśli czegoś nie zrozumiałaś. To nie jest oznaka braku słuchania, chyba, że w tym czasie zerkałaś na smsy w telefonie. Lepiej coś powtórzyć i mieć dobry ogląd, niż później podjąć niewłaściwą decyzję o zatrudnieniu.

Pamiętaj, że trening czyni mistrza. Idź i trenuj! 🙂